Ce qui se perd, à chaque fois
Le trésorier part, souvent après plusieurs années. Ce qui disparaît avec lui est rarement les chiffres : c'est le raisonnement qui les entoure.
Pourquoi cette subvention arrive en deux versements. Pourquoi ce chèque n'a jamais été encaissé. Quel fournisseur accepte encore les virements à trente jours. Où se trouve le dossier de la subvention régionale de l'an dernier.
Le successeur reconstitue tout cela en six mois, ou ne le reconstitue pas. C'est la raison pour laquelle tant d'associations repartent d'un classeur vide tous les trois ans.
La liste, dans l'ordre
Une passation tient en une demi-journée si elle est préparée. Voici ce qui se transmet, du plus urgent au moins pressé.
Les accès bancaires
Le changement de mandataire prend plusieurs semaines en banque, et suppose un procès-verbal d'assemblée ou de conseil. Lancez la démarche avant tout le reste.Le solde à la date de passation
Relevé à l'appui, et l'état de la caisse d'espèces s'il y en a une.Les comptes de l'exercice en cours
À jour à la date du transfert. Un successeur qui hérite de six mois non saisis commence par du rattrapage.Les justificatifs
Y compris ceux qui manquent. La liste de ce qui manque vaut autant que les pièces elles-mêmes.Les engagements en cours
Subventions notifiées non versées, factures reçues non réglées, contrats d'assurance, abonnements.Les accès aux outils
Compte HelloAsso, terminal de paiement, logiciel de comptabilité, boîte de courriel de l'association.Les archives
Rapports financiers des exercices passés, dossiers de subvention, procès-verbaux d'assemblée.
Le document qui manque toujours
Aucun modèle officiel n'existe, et c'est précisément le problème. Une note d'une page suffit, rédigée par le trésorier sortant, qui répond à quatre questions.
Où est l'argent ? Quels comptes, quelles banques, quels soldes, qui a la signature.
Qu'est-ce qui rentre, et quand ? Les cotisations en septembre, la subvention communale en mars, la buvette du tournoi en juin. Le calendrier des recettes évite au successeur de s'inquiéter en février.
Qu'est-ce qui sort, et quand ? L'assurance en janvier, la licence fédérale en septembre, le loyer chaque trimestre.
Qu'est-ce qui coince ? Les points en suspens, les désaccords non tranchés, les justificatifs introuvables. Les taire ne les fait pas disparaître, et les découvrir seul est bien pire.
La question du quitus
Le trésorier sortant a intérêt à ce que sa gestion soit approuvée avant son départ. Le quitus, voté en assemblée générale après présentation des comptes, remplit cette fonction.
Sans valoir décharge absolue de responsabilité, il constitue un élément sérieux en cas de contestation ultérieure. Organisez la passation après l'assemblée qui approuve les comptes plutôt qu'avant, quand c'est possible.
Faites établir un procès-verbal mentionnant le changement de trésorier : la banque le réclamera, et les financeurs aussi.
Le bon moment
La passation idéale se fait juste après la clôture de l'exercice, une fois les comptes approuvés. Le nouveau trésorier démarre sur un exercice neuf, avec un solde de départ certifié par l'assemblée.
Pour aller plus loin
Sur ce que recouvre le poste, le rôle du trésorier d'association. Sur les comptes à présenter avant de partir, le rapport financier d'assemblée générale.