Le rôle du trésorier d'association : ce qu'il fait vraiment

C'est le premier point, et il surprend souvent. La loi du 1^er juillet 1901 n'impose ni bureau, ni président, ni trésorier. Une association peut fonctionner avec une direction collégiale, ou tout autre organisation que ses membres décident.

Le poste existe donc parce que vos statuts le prévoient. Ce sont eux qui définissent ce qu'il recouvre, et non un texte général. Commencez par les relire : vous y trouverez souvent une phrase vague du type « le trésorier tient les comptes de l'association », qui laisse tout à préciser.

Cette imprécision n'est pas un défaut à corriger absolument. Elle devient un problème le jour d'un désaccord, quand personne ne sait qui devait faire quoi.

Dans la quasi-totalité des associations, le trésorier assure :

• Le suivi des entrées et des sorties. Enregistrer les cotisations, les subventions, les recettes de manifestations, et les dépenses engagées.
• La conservation des justificatifs. Chaque dépense doit pouvoir être rattachée à une facture ou un ticket. C'est la première chose qu'un financeur ou un vérificateur demande.
• Les relations avec la banque. Suivre le compte, rapprocher les relevés, signer les paiements dans les limites fixées par le bureau.
• Le rapport financier annuel. Présenter les comptes de l'exercice à l'assemblée générale et répondre aux questions.
• Les dossiers de subvention. Fournir le budget prévisionnel et les comptes de l'exercice écoulé.

S'y ajoute, dans beaucoup de petites structures, tout ce que personne d'autre ne fait : relancer les cotisations impayées, expliquer pourquoi il ne reste rien en caisse, et rappeler qu'une dépense se décide avant d'être engagée.

Il n'est pas comptable. Aucune qualification n'est exigée. La quasi-totalité des associations tiennent une comptabilité de trésorerie, qui consiste à noter ce qui entre et ce qui sort. Cela demande de la rigueur, pas un diplôme.

Il n'est pas seul responsable. Les décisions financières engagent le bureau, parfois le conseil d'administration. Un trésorier qui décide seul d'une dépense importante sort de son rôle, et un bureau qui le laisse faire sort du sien.

Il n'est pas la caution personnelle de l'association. Les dettes d'une association déclarée sont celles de la personne morale. Le patrimoine du trésorier n'est engagé qu'en cas de faute détachable de ses fonctions, ce qui suppose une gravité particulière.

C'est ce qui inquiète le plus au moment d'accepter le poste, souvent à tort.

Deux protections méritent d'être connues. Le quitus, voté en assemblée générale après présentation des comptes, approuve la gestion de l'exercice écoulé ; sans valoir décharge absolue, il constitue un élément sérieux. Et l'assurance responsabilité civile des dirigeants, que beaucoup d'associations souscrivent sans le savoir dans leur contrat multirisque.

Ces éléments sont donnés à titre d'information. En cas de difficulté réelle, un point avec un juriste spécialisé ou le service d'appui à la vie associative de votre département vaut mieux qu'un article.

Enregistrer au fil de l'eau. Une association qui saisit ses écritures chaque semaine passe une heure par mois sur ses comptes. Celle qui attend l'assemblée générale y passe un week-end, et retrouve rarement tous les justificatifs.

Ne jamais mélanger les comptes. Une dépense avancée par un bénévole se rembourse contre justificatif, et s'enregistre comme telle. Un compte personnel qui sert de caisse d'appoint rend les comptes inexplicables et expose celui qui a rendu service.

Écrire ce qui n'est pas évident. Pourquoi cette subvention a été reçue en deux fois, pourquoi ce chèque n'a jamais été encaissé. Dans six mois, vous aurez oublié ; votre successeur, lui, n'a jamais su.

Sur ce que la loi impose réellement en matière de comptes, voyez tenir la comptabilité d'une association loi 1901. Sur le document à présenter chaque année, le rapport financier d'assemblée générale.