Tenir la comptabilité d'une association loi 1901

La loi de 1901 n'impose aucune obligation comptable générale aux associations. Une petite association qui encaisse quelques cotisations et paie une assurance n'est tenue par aucun texte à un formalisme particulier.

L'obligation naît de situations précises. Les principales :

• Plus de 153 000 € de subventions publiques perçues sur un même exercice, toutes origines confondues. L'association doit alors établir des comptes annuels avec bilan, compte de résultat et annexe, les faire certifier par un commissaire aux comptes, et les publier.
• La délivrance de reçus fiscaux aux donateurs, qui suppose de pouvoir justifier chaque don.
• Une activité lucrative soumise aux impôts commerciaux.
• Les statuts eux-mêmes, qui prévoient souvent davantage que la loi. Relisez-les.

En dehors de ces cas, l'obligation reste morale et pratique : rendre compte à ses membres, et pouvoir répondre à un financeur.

Deux façons de tenir des comptes, et le choix détermine tout le reste.

Si vous hésitez, commencez par la trésorerie. Passer à l'engagement plus tard est faisable ; tenir une comptabilité d'engagement mal comprise produit des comptes faux que personne ne sait corriger.

Il existe un plan comptable propre aux associations, issu du règlement ANC 2018-06. Il définit des comptes normalisés et traite de particularités comme les fonds dédiés, les contributions volontaires en nature ou les legs.

Il s'impose aux associations tenues d'établir des comptes annuels. Pour les autres, il n'est pas obligatoire, et l'adopter par principe complique souvent le travail sans rien apporter à des membres qui veulent savoir ce qu'a coûté le tournoi.

Des rubriques claires et constantes d'une année sur l'autre valent mieux qu'un plan de comptes que personne au bureau ne sait lire.

Reprendre la trésorerie d'une association demande toujours le même travail préalable, dans cet ordre.

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   Établir le solde de départ

   Le relevé bancaire à une date donnée, plus les espèces en caisse. C'est votre point zéro, et tout le reste s'y rattache.
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   Lister les comptes

   Compte courant, livret, caisse d'espèces, cagnotte en ligne, terminal de paiement. Beaucoup d'associations en découvrent un oublié à cette étape.
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   Définir les rubriques

   Six à douze suffisent. Cotisations, subventions, manifestations, dons d'un côté ; achats, prestations, assurances, frais bancaires, déplacements de l'autre.
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   Saisir depuis le relevé bancaire

   Ligne par ligne, plutôt que depuis les justificatifs. Le relevé est exhaustif ; la pochette de tickets ne l'est jamais.
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   Rattacher les justificatifs

   Et noter ce qui manque. Une dépense sans justificatif n'est pas une catastrophe, mais elle doit être connue avant l'assemblée générale.

Aucune loi n'impose de logiciel. Un tableur est légal, et convient à une association qui enregistre peu d'opérations.

Il atteint ses limites sur trois points précis :

• quand plusieurs personnes doivent y toucher, et que la dernière version n'est plus identifiable ;
• quand il faut rattacher des justificatifs aux écritures, ce qu'un tableur ne sait pas faire ;
• quand les encaissements viennent de plusieurs sources, et que quelqu'un doit tout recopier à la main.

Sur le document qui clôt l'exercice, le rapport financier d'assemblée générale. Sur la reprise automatique des encaissements en ligne, passer ses paiements HelloAsso en comptabilité.