Passer ses paiements HelloAsso en comptabilité, sans ressaisie

HelloAsso encaisse les adhésions, les dons et la billetterie, émet les reçus, et met à disposition un export des paiements. C'est un outil de collecte, pas un outil de comptabilité.

La tenue des comptes reste entière : il faut enregistrer ces encaissements dans le journal de l'association, à côté des subventions, des dépenses et des recettes de buvette, puis les retrouver au moment du rapport financier.

La ressaisie. On ouvre le tableau de bord HelloAsso, on lit les paiements, on les recopie dans un tableur. Gratuit, et coûteux en temps dès que l'association dépasse quelques dizaines d'adhésions par an. C'est aussi là que se glissent les erreurs de saisie, qui se découvrent en assemblée générale.

L'export de fichier. HelloAsso propose un export des paiements, qu'on importe ensuite dans son outil. Plus rapide que la ressaisie, mais à refaire à chaque période, avec le risque classique du doublon lorsqu'on réimporte une plage déjà traitée.

La synchronisation par l'API. HelloAsso expose une interface qui permet à un logiciel tiers de récupérer les paiements. Les encaissements arrivent alors d'eux-mêmes dans le journal, datés et rattachés, sans intervention.

Un paiement encaissé le 28 août arrive sur le compte bancaire début septembre. En comptabilité de trésorerie, il appartient à l'exercice suivant, alors que HelloAsso l'affiche en août.

L'écart est sans conséquence en cours d'année, mais il fausse la clôture si l'on recopie les dates du tableau de bord. Pour une association dont l'exercice s'ouvre en septembre, avec la saison, il touche précisément la période la plus chargée.

Une association encaisse rarement par un seul canal. La buvette passe souvent par un terminal SumUp, les subventions arrivent par virement, et quelques chèques circulent encore.

Le travail de comptabilité n'est pas de saisir : c'est de rassembler ces sources en un journal unique, où chaque ligne porte son origine. C'est ce qui permet, le jour du rapport financier, de répondre à la question « d'où vient cet argent ».

HelloAsso tient-il la comptabilité de l'association ?

Non. HelloAsso encaisse, émet les reçus et met à disposition un export des paiements. La tenue des comptes, elle, reste à faire : c'est à l'association d'enregistrer ces encaissements dans son journal, avec ses autres recettes et ses dépenses.

Les frais HelloAsso doivent-ils apparaître en comptabilité ?

HelloAsso ne prélève pas de commission sur les paiements : le service est financé par les contributions volontaires des donateurs. Ces contributions ne sont pas une recette de l'association et n'ont donc pas à figurer dans ses comptes ; seul le montant qui lui revient est enregistré.

À quelle date enregistrer un paiement HelloAsso ?

En comptabilité de trésorerie, à la date où les fonds arrivent sur le compte bancaire, et non à la date du paiement en ligne. Les deux diffèrent de quelques jours, ce qui explique les écarts constatés en fin d'exercice.

Peut-on synchroniser HelloAsso automatiquement ?

Oui, par l'API HelloAsso, qui permet à un logiciel tiers de récupérer les paiements et de les enregistrer. C'est ce que fait Lasso : les encaissements arrivent dans le journal déjà rapprochés, sans export ni ressaisie.

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