Construire un budget prévisionnel d'association

Le budget prévisionnel est réclamé par tous les financeurs publics, et le formulaire de demande de subvention lui réserve une page entière. C'est sa fonction la plus visible, ce n'est pas la plus utile.

Sa vraie utilité est interne : il oblige le bureau à décider avant de dépenser. Une association qui construit son budget en septembre sait en janvier si le tournoi de printemps tient debout. Une association sans budget le découvre en avril.

Un budget prévisionnel ne se devine pas : il se déduit de l'exercice écoulé.

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   Partez du réalisé

   Reprenez les recettes et les dépenses de l'année passée, par rubrique. C'est votre base, et elle est plus fiable que n'importe quelle estimation.
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   Retirez l'exceptionnel

   Un legs, une subvention d'équipement, une manifestation qui ne se reproduira pas. Ces lignes faussent la reconduction.
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   Ajustez ce qui est connu

   Une cotisation qui augmente, une salle dont le loyer change, un contrat d'assurance renégocié.
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   Ajoutez les projets

   Chaque projet nouveau apporte ses recettes et ses dépenses. Inscrire la dépense sans la recette est l'erreur la plus fréquente.
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   Équilibrez

   Un budget prévisionnel se présente à l'équilibre. Si le compte n'y est pas, c'est une décision à prendre, pas une ligne à ajuster.

Les mêmes reviennent d'une association à l'autre, et ce sont eux qui creusent l'écart entre le prévu et le réalisé.

• Les frais bancaires. Modestes chaque mois, visibles sur l'année.
• L'assurance. Elle se renouvelle sans qu'on y pense, et augmente.
• Les déplacements des bénévoles. Remboursés ou abandonnés, ils existent dans les deux cas.
• Les droits d'auteur pour toute manifestation avec de la musique.
• Le renouvellement du petit matériel. Rien d'individuellement notable, un total qui compte.

Un dossier de subvention est lu vite. Trois choses y sont vérifiées avant le reste.

La cohérence avec le réalisé. Un budget qui double les recettes sans explication alerte immédiatement. Si vous prévoyez une hausse, dites d'où elle vient.

La part de la subvention demandée. Une association dont la subvention représente la quasi-totalité des recettes inquiète, parce qu'elle ne survit pas à un refus. Montrez vos ressources propres, même modestes.

L'équilibre. Un budget présenté en déficit soulève une question simple : comment comptez-vous le combler ? Si la réponse est « avec vos réserves », dites-le explicitement.

Le formulaire de demande de subvention comporte une rubrique souvent laissée vide : les contributions volontaires en nature. Elle recense le bénévolat, les mises à disposition gratuites de locaux ou de matériel, les dons en nature.

Ces lignes s'inscrivent en recettes et en dépenses pour un montant identique, sans effet sur le résultat. Les renseigner montre le poids réel de l'association : deux mille heures de bénévolat valorisées changent la lecture d'un budget de dix mille euros.

Le budget prévisionnel se construit sur le réalisé de l'exercice écoulé, présenté dans le rapport financier d'assemblée générale. Sur la tenue des comptes au quotidien, tenir la comptabilité d'une association loi 1901.