Tenir une assemblée générale d'association

La loi de 1901 n'impose ni assemblée générale, ni périodicité, ni forme. Tout vient de vos statuts, et c'est par eux qu'il faut commencer.

Certaines situations la rendent nécessaire : l'approbation des comptes exigée par un financeur, l'agrément d'une fédération, ou simplement la confiance des membres. Dans les faits, une association qui ne réunit jamais ses adhérents finit par ne plus en avoir.

C'est là que se jouent presque tous les litiges. Vos statuts fixent le délai, la forme et le destinataire ; il faut les suivre à la lettre.

Une convocation valable comporte :

• la date, l'heure et le lieu ;
• l'ordre du jour complet, car une assemblée ne peut valablement délibérer sur un point qui n'y figure pas ;
• les modalités de représentation, si les pouvoirs sont admis ;
• les documents soumis au vote, ou l'indication du lieu où ils peuvent être consultés.

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   Émargement

   Feuille de présence signée, avec les pouvoirs annexés. C'est elle qui prouvera le quorum.
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   Rapport moral

   Présenté par le président : les activités de l'année, les difficultés, les perspectives.
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   Rapport financier

   Présenté par le trésorier : recettes, dépenses, résultat, et comparaison avec l'exercice précédent.
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   Rapport du vérificateur aux comptes

   S'il en existe un dans vos statuts. Il atteste de la concordance entre les comptes et les pièces.
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   Votes

   Approbation des rapports, quitus aux dirigeants, budget prévisionnel, renouvellement du bureau.
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   Questions diverses

   Elles ne peuvent pas donner lieu à une décision engageant l'association, faute de figurer à l'ordre du jour.

Trois notions que l'on confond, et dont les statuts fixent les règles.

Le silence des statuts n'est pas neutre : une association sans quorum peut voir dix membres sur trois cents décider pour tous. Si cette perspective vous inquiète, c'est un point à modifier.

Limitez le nombre de pouvoirs par personne. Sans limite, quelques membres peuvent concentrer la majorité des voix.

Six mois plus tard, personne ne se souviendra de ce qui a été décidé. Le procès-verbal est ce qui reste, et c'est lui que réclameront la banque, la préfecture et les financeurs.

Il mentionne au minimum :

• la date, le lieu et l'ordre du jour ;
• le nombre de membres présents et représentés ;
• le résumé des rapports présentés ;
• le résultat chiffré de chaque vote : pour, contre, abstentions ;
• la composition du bureau élu, le cas échéant.

Signez-le, faites-le contresigner, et conservez-le. Une association qui change de dirigeants doit par ailleurs le déclarer dans les trois mois.

Sur le document central de cette réunion, le rapport financier d'assemblée générale. Sur ce qui suit souvent une assemblée, la passation de trésorerie.