Cotisations : fixer le montant, encaisser, relancer

Aucune règle ne l'impose. Vos statuts prévoient généralement que le montant est fixé par l'assemblée générale, ou par le bureau sur délégation. Vérifiez lequel avant de le modifier.

Trois repères aident à trancher. Ce que coûte réellement un adhérent à l'association, licence et assurance comprises. Ce que pratiquent les associations comparables du secteur. Et ce que vos membres peuvent payer, qui n'est pas toujours la même chose.

C'est là que le trésorier perd le plus de temps, surtout en septembre.

Une solution comme HelloAsso permet de collecter les adhésions sans commission, le service étant financé par les contributions volontaires des payeurs. Pour une association qui encaisse plusieurs dizaines d'adhésions par an, le temps gagné est considérable.

Les impayés de cotisation sont rarement de la mauvaise volonté : c'est un oubli, un chèque jamais envoyé, un changement d'adresse.

Annoncez l'échéance avant qu'elle tombe. Un message quinze jours avant évite la moitié des relances.

Relancez une fois, par courriel, sans dramatiser. Rappelez le montant, le moyen de paiement et la date limite.

Ensuite, appliquez les statuts. Ils prévoient souvent la radiation pour non-paiement après mise en demeure. Ne l'appliquez pas au cas par cas : soit la règle vaut pour tous, soit elle ne vaut pour personne.

En comptabilité de trésorerie, la cotisation s'enregistre à la date d'encaissement, sous une rubrique qui lui est propre. Ne la mélangez pas avec les dons : les deux n'obéissent pas aux mêmes règles fiscales.

Le cas qui pose problème est celui de la cotisation à cheval sur deux exercices. Une adhésion payée en septembre pour une saison qui court jusqu'en août appartient entièrement à l'exercice d'encaissement si vous tenez une comptabilité de trésorerie. C'est simple, et cohérent d'une année sur l'autre.

Si votre exercice suit l'année civile alors que vos adhésions suivent la saison, l'écart se voit dans les comptes. C'est souvent le signe qu'il faudrait aligner l'exercice sur la saison.

Une cotisation qui donne droit à une contrepartie, comme la pratique d'une activité ou l'accès à des installations, n'est pas un don et n'ouvre droit à aucune réduction d'impôt.

En revanche, une cotisation versée sans contrepartie réelle à une association d'intérêt général peut être assimilée à un don. La frontière tient à l'existence et à la valeur de la contrepartie.

Dans le doute, mieux vaut ne pas délivrer de reçu : l'association qui en émet à tort s'expose à une amende, et le donateur perd sa réduction.

Sur les conditions à remplir pour délivrer un reçu, reçus fiscaux : quelles associations peuvent en délivrer. Sur la reprise automatique des encaissements, passer ses paiements HelloAsso en comptabilité.